Weniger Stress bei der Buchhaltung durch gute Organisation: Ein Leitfaden für selbstständige Mamas

Jährlich grüßt mein Murmeltier: Je näher der Termin zur Abgabe der Steuererklärung rückt, desto mehr Unwohlsein und Chaos macht sich hier breit. Ich habe mich mal wieder nicht an mein Vorhaben gehalten, etwas mehr Organisation, Struktur und Regelmäßigkeit in die Buchhaltung zu bringen. Und wenn es dann soweit ist, unterschätze ich den Aufwand total!

Ich habe eine tolle Ordnerstruktur für meine Buchhaltung! Wäre cool, wenn ich sie auch nutzen würde. Ich habe soweit möglich das Hochladen der Rechnungen in meine Buchhaltungssoftware automatisiert! Aber dann muss ich sie da auch weiter verarbeiten und aus der Buchhaltung auch eine Buchführung machen (also die fleißig gesammelten Belege auch richtig verbuchen).

Es ist dringend an der Zeit, in das Thema ein bisschen Professionalität reinzubringen. Ignorieren und ghosten ist es jedenfalls keine unternehmerische Haltung. 😉 Also machen wir uns jetzt an meine und deine Organisation der Buchhaltung!

Warum eine gut organisierte Buchhaltung entscheidend ist

Für Selbstständige ist die Buchhaltung nicht nur ein notwendiges Übel, sondern eine entscheidende Grundlage, um den Überblick über die Finanzen zu behalten. Fehlerhafte Buchhaltung kann hohe Strafen nach sich ziehen, wie Nachzahlungen oder sogar Bußgelder. Zudem erleichtert dir eine saubere Buchführung Gespräche mit Banken, Steuerberatern oder auch potenziellen Investoren. Oder ganz profan: Sie erleichtert dir einen Überblick über deinen (zukünftigen) Kontostand.

Ein Beispiel: Wenn du unorganisiert an die Steuererklärung gehst und Belege nicht (zum Termin) findest, kann das dazu führen, dass du Betriebsausgaben übersiehst – und damit Geld ans Finanzamt verschenkst. Stell dir vor, du hast den Kassenbon für den neuen Drucker verlegt oder er wurde als Malpapier verwendet 🖌️ …ohne Beleg kannst du den Drucker nicht von der Steuer absetzen.

Grundlagen der Buchhaltung organisieren

Eine klare Trennung der verschiedenen Buchhaltungsdokumente ist das A und O. Folgendes Grundgerüst hilft dir, den Überblick zu bewahren:

• Eingangsrechnungen: Hierzu zählen alle Rechnungen, die du von Lieferanten oder Dienstleistern erhältst. Diese Belege musst du mindestens zehn Jahre aufbewahren. Falls du hier echt viel Zettelkrams hast, lohnt es sich noch eine Unterstruktur anzulegen. Sortiere z.B. nach Monaten um die Quittung schnell passend zur Ausgabe auf dem Konto zu finden. Eventuell reicht auch schon die Benennung der Datei mit einem Datum beginnend z.B. “2024-09-20 Rechnung Canva”.
• Ausgangsrechnungen: Das sind Rechnungen, die du an Kunden stellst. Achte darauf, dass diese vollständig und korrekt sind. Jedes fehlende Detail (z.B. die Steuernummer) kann zu Problemen führen. Erstellst du deine Ausgangsrechnungen nicht mit einem Buchhaltungstool, solltest du dich bald mal mit dem Thema “e-Rechnung” befassen!
• Belege für Barausgaben: Vom Kaffee für den Kundentermin bis zu kleinen Büroartikeln – alles, was du bar bezahlst, gehört hier rein. Manche nutzen dafür den berühmten Schuhkarton. Andere Scannen diese ein und speichern sie ab. Mein Buchhaltungstool fotografiert sie sich selbst ab und hat sie dann schon mal im System!

Ein praktischer Tipp: Scanne alle Belege direkt nach dem Kauf ein und speichere sie digital ab. So vermeidest du, dass wichtige Dokumente verloren gehen. Für das Scannen gibt es Apps wie Scanner Pro oder CamScanner. Bei Dropbox kann ich aus dem Ordner heraus direkt auswählen, dass ich etwas scannen will. Einfacher geht’s nicht!

Die perfekte Ordnerstruktur für die Buchhaltung: Physisch und digital

Um deine Buchhaltung geordnet zu halten, sollte jeder Beleg seinen festen Platz haben. Hier ein bewährtes System für die Ordner der Buchhaltung:

• Physische Ordner: Auch wenn digitale Lösungen immer populärer werden, brauchst du für manche Dokumente dennoch physische Kopien. Sortiere die Belege chronologisch und lege sie in thematisch klar definierten Ordnern ab. Zum Beispiel:
  1. Eingangsrechnungen (sortiert nach Datum)
  2. Ausgangsrechnungen
  3. Steuerunterlagen (Vorsteuer, Umsatzsteuer etc.)
  4. Sonstige (z.B. Verträge, Genehmigungen)
• Digitale Ordnerstruktur: Hier solltest du denselben Ansatz verfolgen. Lege klare Unterordner an, z.B. nach Jahren oder Kategorien. Hier ein Beispiel für eine digitale Ordnerstruktur:
  • 2024
    • Eingangsrechnungen
    • Ausgangsrechnungen
    • Steuerunterlagen
  • 2023…

Nutze für die Ablage bitte ein Cloud-Basiertes System wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox, oder sichere deine Daten und Dokumente regelmäßig! Nur auf deinem Rechner sind sie nicht sicher aufbewahrt für 10 Jahre!

Ein praktisches Beispiel: Du hast für dein Business 2024 eine größere Investition getätigt, zum Beispiel einen neuen Laptop. Dieser kann in der Regel über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Wenn du jetzt schon eine ordentliche Ordnerstruktur hast, kannst du den Beleg direkt wiederfinden, wenn es um die Abschreibungen für das nächste Jahr geht. So geht Organisation in der Buchhaltung!

Effektive Buchführung mit Tools

Eine Buchhaltungssoftware ist der Turbo für deine Buchhaltung und ehrlich gesagt finde ich sie auch unerlässlich. Tools wie Lexoffice oder SevDesk übernehmen viele Aufgaben (automatisch) für dich. Sie helfen nicht nur dabei, Rechnungen zu schreiben, sondern importieren auch deine Banktransaktionen automatisch und gleichen diese mit den Belegen ab.

Eigentlich sorgen diese Tools schon dafür, dass du dich mit deiner Buchhaltung gut organisierst und sie übernehmen den Rest!

Beispiel: Du hast eine Ausgabe per EC-Karte bezahlt. Dein Buchhaltungstool erkennt automatisch den entsprechenden Beleg, den du digital hochgeladen oder abfotografiert hast, und ordnet ihn der Transaktion zu. Ein enormer Vorteil gegenüber dem Schuhkarton! Es hilft dabei, manuelle Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen, die man sonst mit wühlen und suchen verbringt.

Buchführung im Alltag: Routinen schaffen

Aaaaber: Die besten Strukturen und Systeme helfen nur dann, wenn du sie auch regelmäßig pflegst. Ein fester Buchhaltungstag pro Woche (oder Monat) kann Wunder wirken. Blockiere dir einen Termin im Kalender, beispielsweise jeden Freitagvormittag. Setze dir klare To-Dos in deinem Planungstool: Belege einscannen, digitale und physische Ordner aktualisieren, Rechnungen prüfen und offene Posten abgleichen.

Fester Ablauf:

• Belege der letzten Wochen einscannen.
• Belege im Buchhaltungstool verbuchen.
• Rechnungen prüfen: Welche sind noch offen? Welche sind bezahlt?
• Optional: Budgetkontrolle. Also geplante Ausgaben der nächsten Wochen und Liquidität checken.

Ein praktisches Beispiel: Wenn du dich regelmäßig darum kümmerst, entgeht dir keine offene Rechnung, und du kannst säumige Kunden rechtzeitig ansprechen. So vermeidest du Liquiditätsengpässe – und kannst die Finanzen deines Business stabil halten.

Fazit und Checkliste: Ordnung spart Zeit, Nerven und Geld

Mit den richtigen Routinen und einer durchdachten Struktur läuft deine Buchhaltung fast von allein. Hier die wichtigsten Punkte als Checkliste:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen trennen: Physisch und digital.
• Wöchentliche oder monatliche Buchhaltungstermine festlegen.
• Alle Belege sofort scannen und ablegen.
• Digitale Tools nutzen: Wie Lexoffice oder SevDesk.
• Belege korrekt ablegen: Chronologisch und thematisch sortiert.
• Steuerfristen im Blick behalten: Mit einem Kalender für Deadlines.

Welcher Punkt hakt bei dir am meisten!?

Mein Fazit: Eine gut organisierte Buchhaltung ist kein Hexenwerk – es ist ein systematischer Prozess, der dir hilft, dein Business nicht nur besser zu führen, sondern auch finanziell erfolgreicher zu machen. Mit der richtigen Routine hast du den Kopf frei für das, was wirklich zählt: Dein Business und deine Familie!