Selbstständige Mama zu sein bedeutet, viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Von Kundenprojekten bis hin zur Kinderbetreuung – die Liste der Aufgaben ist divers, komplex und endlos.

Aber wie behalten wir den Überblick und stellen sicher, dass wir effektiv arbeiten? Für den Überblick bin ich ja für die Arbeitsplanung am Board für uns selbstständige Mamas. Die hält uns schön flexibel, ohne den Fokus zu verlieren. Aber wie bleiben wir effektiv? Die Antwort liegt in der Definition of Done! Weiter unten habe ich so einige Definition of Done Beispiele für dich, ein paar aus dem Alltag und – na klar – auch welche für dein Business!

Wann ist fertig wirklich fertig?

Definierst du dein “fertig” für deine Projekte oder Aufgaben? Nein? Ich kenne das. Ich arbeite auch oft vor mich hin, bist ich denke “fertig”.

• Manchmal war es dann auch fertig.
• Manchmal fehlte noch was – doof!
• Manchmal hab ich ewig gewerkelt – auch doof.

Ich hab mir vorgenommen ab sofort ein bisschen “strenger” mich mir selbst zu sein. Nur Dinge tun, die mich einem “fertig” näherbringen. Und Dinge lassen, die zu “fertig” überhaupt nix beitragen!

Denn mein Lieblingssatz der agilen Methoden ist doch: Die Menge der nicht-getaner Arbeit zu maximieren!

Ist doch ein mega Satz, für so von Grund auf faule Menschen wie mich. 😉

Wie kann eine Definition of Done helfen?

Die Definition of Done (DoD) ist im Wesentlichen ein Maßstab dafür, wann eine Aufgabe oder ein Projekt als abgeschlossen, also fertig gilt. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht! Stellt euch vor, ihr habt euren Kleiderschrank aufgeräumt. Die Definition of Done wäre dann so was wie: Alle Klamotten sind sortiert, gefaltete T-Shirts passen in die Schublade, und es herrscht Ordnung im Schrank. So weit, so gut.

Die Definition of done … ist eine (gemeinsam) festgelegte Liste von Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder ein Projekt als abgeschlossen gilt.

• Qualitätsstandards: Enthält klare Anforderungen an die Qualität des abgeschlossenen Arbeitsergebnisses.
• Überprüfbarkeit: Jeder kann überprüfen, ob die Kriterien erfüllt sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Endzustand: Beschreibt den gewünschten Endzustand eines Arbeitspakets nach Abschluss aller erforderlichen Arbeiten.
• Klarheit: Die Definition of Done hilft, ein einheitliches Verständnis darüber zu schaffen, wann eine Aufgabe als abgeschlossen betrachtet werden kann.

Warum ist die Definition of Done wichtig für Selbstständige Mamas?

Aber warum ist das jetzt wichtig für uns als selbstständige Mamas? Nun, weil wir jede Menge Dinge jonglieren – von Kinderbetreuung bis hin zu Kundenprojekten. Da kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert oder sich verzettelt. Die Definition of Done hilft uns dabei, unsere Aufgaben und Prozesses granularer zu zerlegen und uns zu erinnern, wann genau wir mit etwas fertig sind. Das spart Zeit und Nerven!

Definition of Done Beispiele aus dem Alltag

Und woher kennen wir die Definition of Done im Alltag? Ganz ehrlich, wahrscheinlich habt ihr sie schon längst intuitiv genutzt, ohne es zu merken. Wenn ihr z.B. euren Einkaufszettel abhakt und euch sagt: “Ok, alle Sachen sind im Wagen, jetzt ab zur Kasse”, dann definiert ihr euer Done für den Einkauf. Oder wenn ihr eure Kinder ins Bett bringt und sagt: “Alle Zähne geputzt, Gute-Nacht-Geschichte vorgelesen, Licht aus”, dann habt ihr eure eigene Definition of Done für den Abend.

Mein Mann und ich haben eine gemeinsame Definition of Done für den Tagesabschluss. Frühstückstisch gedeckt und Abwasch erledigt, dann erst aufs Sofa! So gibt es keine Enttäuschungen, wenn einer spät aus der Einschlafbegleitung kommt und die Breischüsseln gerade zu Beton trocknen.

Definierst du “fertig” im Business?

Wir setzen uns also bereits bewusst oder unbewusst Ziele, die erreicht sein müssen, bevor wir einen Schritt weitergehen. Warum das nicht auch im Business nutzen, dafür aber bewusst? Schließlich planen wir vieles genau. Formulieren Strategien. Halten Marketingzahlen nach. Überall gehen wir ins Detail, nur bei unserer eigenen Effektivität schauen wir selten hin.

Wie oft beginnen wir eine Aufgabe und arbeiten so “vor uns hin” und ärgern uns später, dass wir doch viel mehr Zeit investieren mussten, als wir veranschlagt haben? Sehr oft, oder? Und wir können selten danach sagen, woran es denn nun wirklich lag!

Jetzt könnten wir hilflos mit den Schultern zucken. Wir haben keine Anhaltspunkte für die Analyse. Wissen nicht, welcher Prozessschritt uns so in Hintertreffen hat geraten lassen. Aber das wäre aus unternehmerischer Sicht natürlich weniger gut! Denn wir wollen uns ja verbessern, effektiver werden, weniger Zeit an nicht notwendige Tätigkeiten verschwenden!

Bist du dir unsicher, wann eine Aufgabe oder ein Projekt wirklich abgeschlossen ist, dann wird es Zeit, deine eigene Definition of Done festzulegen. Überlege dir klare Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit du etwas als erledigt betrachtest!

Definition of Done Beispiele für verschiedene Aufgabenbereiche

Wie dröselst du nun am besten deine To-Do’s auf, damit du mehr Struktur bekommst und effizient wirst? Fange erst mal grob an. Zum Beispiel so:

• Blogartikel: Alle Inhalte sind erstellt, Beitragsbild ist hochgeladen, der Artikel ist für die Veröffentlichung bereit.
• Instagram-Beitrag: Der Beitrag ist vorgescriptet, alle Elemente sind erstellt und grafisch ansprechend gestaltet, der Beitrag ist eingeplant/veröffentlicht.
• Landing Page: Das Design ist benutzerfreundlich, alle Inhalte sind erstellt, getestet und veröffentlicht.
• Newsletter: Alle Inhalte sind erstellt, der Newsletter formatiert und erfolgreich versendet.

Dann kannst du gerne weiter ins Detail gehen und eventuell sogar Unteraufgaben anlegen, die du als Template immer wieder verwenden kannst. Fehlen die die Ideen, frage das Internet nach sogenannten “best practices”!

Schau mal weiter unten, da hab ich noch mehr Kriterien im Detail aufgelistet!

Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit ich ein persönliches Projekt oder eine Aufgabe als abgeschlossen betrachte?

Klar könnte ich mich jetzt hinsetzen und einen detaillierten Katalog aufschreiben, wann ein Blogartikel, ein Insta-Post oder ein Newsletter für mich als “fertig” gilt. Aber ich kenne ja auch die Realität! Oft ist einfach nicht die Zeit da oder es fehlen Ressourcen. Sich da auf alle Aspekte der Definition of Done zu versteifen, würde mich nur unnötig ausbremsen. Und das ist ja nicht das, was ich erreichen möchte.

Merke ich, dass ich nur “fertig” werde, wenn ich meine Ansprüche an die Qualität der Ergebnisse anpasse, dann mache ich das. Ich wähle bewusst Teilbereiche, Teilaspekte und Teilaufgaben aus, die ich entweder komplett lasse, oder die ich später, wenn wieder Ressourcen da sind, nachbessere.

Was meine ich damit? Ich kann einen Instagram-Beitrag auch ohne Hashtags veröffentlichen. (genau genommen ist die einzige Pflichtangabe eines Insta-Posts die Grafik!) Ich kann auch einen Newsletter raussenden, ohne ALLE Themen zu erwähnen, die ich erwähnen wollte. Hauptsache, ich halte Kontakt zu meinen Leuten! Ich kann die Landing Page auch ohne letzten Formatierungsschliff veröffentlichen. Zu verbessern gibt es immer was. Und bedenke: Die ersten Besucher sind höchstwahrscheinlich deine Fans, die verzeihen sowas!

Ich persönlich habe also eine 100% Liste, kann diese aber locker ohne schlechten Gewissens “kürzen”. Es ist meine Entscheidung, ich bin die Unternehmerin. Ich entscheide, ob etwas besser mit nur 60% an den Start geht oder geduldig auf de 100% wartet.

Wie sorge ich dafür, dass ich meine persönliche Definition of Done konsequent einhalte?

Ganz einfach. Ich habe dafür To-Do’s auf meinem digitalen Board und bewältige so mein Notizkonfetti. Poppt eine Standard-Aufgabe auf, kann ich mir eine Kopie dieser Standardaufgabe erstellen und alle Aspekte der Definition of done sind schon enthalten als Unteraufgaben. Die hake ich ab, oder eben nicht!

Welche Konsequenzen hat es für mich, wenn ich meine Definition of Done nicht erreiche?

Streiche oder verschiebe ich Teilaufgaben, entscheide also, mit weniger als 100% an den Start zu gehen, entscheide ich auch über meine Folge-To-Do’s. Benötigt das Ergebnis einen Feinschliff? Ja? Dann klebe ich mir dafür ein To-Do an mein (digitales) Board.

Ist die Sache nach Veröffentlichung gegessen? Dann schließe ich sowohl im Kopf als auch in meinem (digitalen) Board die Aufgabe ab. So einfach ist das.

Und nein, ich laufe dann nicht stunden- oder tagelang mit einem “das hätte ich doch besser zuende gemacht” herum.

Wir sind Unternehmerinnen. Wir entscheiden in der jeweiligen Situation nach bestem Wissen und Gewissen. Können Entscheidungen im Nachhinein als eher ungünstig betrachtet werden? Klar! Schließlich lernen wir aus unseren Fehlern!

Aber wir verlassen uns bitte auf uns selbst, dass wir zu dem Zeitpunkt die jeweils beste Entscheidung getroffen haben.

Wie verbessere ich meine Definition of Done?

Die Definition of Done ist kein starres Konzept, sondern kann kontinuierlich verbessert und angepasst werden. Hole dir Feedback ein, analysiere Probleme, reflektiere über vergangene Projekte und recherchiere Best Practices.

Möglichkeiten um deine Definition of Done kontinuierlich zu verbessern und anzupassen:

1. Feedback einholen: Hole dir Feedback von Kolleg:innen, um ihre Perspektiven zu erhalten, wie die Definition of Done verbessert werden kann. Berücksichtige dabei sowohl positive als auch negative Rückmeldungen.
2. Analyse von Problemen: Tauchen Probleme auf, prüfe, ob sie auf Lücken oder Unklarheiten in der Definition of Done zurückzuführen sind.
3. Retrospektive: Nach Abschluss eines Projekts oder einer Aufgabe reflektiere über die Erfahrungen und Herausforderungen bei der Umsetzung der Definition of Done.
4. Best Practices recherchieren: Suche nach bewährten Praktiken und Standards in deiner Branche, die in die Definition of Done integriert werden können.

Indem du diese Schritte umsetzt und ein kontinuierliches Verbesserungs- und Anpassungsverfahren implementierst, kannst du sicherstellen, dass deine Definition of Done stets effektiv bleibt und die Qualität deiner Arbeit kontinuierlich steigt.

Fazit: Die Definition of Done – Ein Schlüssel zum Erfolg!

Die Definition of Done ist also kein Hexenwerk, sondern ein super praktisches Tool, um Chaos zu bändigen und effektiver zu arbeiten. Sie ist ein mächtiges Werkzeug für Selbstständige Mamas, um ihre Aufgaben effektiv zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Indem wir unsere eigenen Kriterien festlegen und kontinuierlich verbessern, können wir unsere Arbeit auf die nächste Ebene bringen und erfolgreich durchstarten! Also, Mädels, definiert euer Done und rockt euren Alltag!

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Definition of Done Beispiele

Die Definition of Done Beispiele im Folgenden sind jeweils die 100% Kriterien für die Veröffentlichung. Je nach Zeit und Ressourcen kannst du einzelne Punkte teilweise oder komplett streichen.

Definition of Done Beispiel für einen Blogartikel:

1. Der Blogartikel ist vollständig recherchiert und alle Informationen sind korrekt und verlässlich.
2. Der Artikel ist klar strukturiert und verständlich geschrieben, um Leser leicht zu erreichen.
3. Alle Quellen und Referenzen sind korrekt zitiert und nachvollziehbar verlinkt.
4. Der Artikel wurde sorgfältig lektoriert und alle Rechtschreib- und Grammatikfehler wurden korrigiert.
5. Bilder, Grafiken oder andere visuelle Elemente wurden hinzugefügt, um den Inhalt zu unterstützen, falls erforderlich.
6. Der Blogartikel wurde in das Content-Management-System (CMS) hochgeladen und ist für die Veröffentlichung vorbereitet.
7. Das Thema des Artikels und seine Zielgruppe wurden überprüft, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen des Blogs entsprechen.
8. Alle erforderlichen Metadaten, wie Titel, Beschreibung und Schlagwörter, wurden eingefügt, um die Auffindbarkeit des Artikels zu verbessern.
9. Der Artikel ist bereit für die Veröffentlichung gemäß dem geplanten Zeitplan bzw. ist für die Veröffentlichung eingeplant.

Definition of Done Beispiel für einen Instagram-Beitrag:

1. Der Inhalt des Beitrags ist klar definiert und unterstützt die Markenidentität und -botschaft.
2. Alle erforderlichen Elemente des Beitrags sind erstellt, einschließlich Bildern, Videos, Texten oder anderen Medien.
3. Jegliche verwendete Hashtags sind relevant und unterstützen die Auffindbarkeit des Beitrags.
4. Der Beitrag wurde grafisch ansprechend gestaltet und ist visuell ansprechend.
5. Alle rechtlichen Bestimmungen und Richtlinien wurden eingehalten, beispielsweise bei der Verwendung von Bildern oder Musik.
6. Der Beitrag ist mit der entsprechenden Zielgruppe im Einklang und spricht deren Interessen oder Bedürfnisse an.
7. Alle erforderlichen Verlinkungen oder Verweise wurden hinzugefügt, um die Interaktion oder den Kaufanreiz zu unterstützen, falls erforderlich.
8. Der Beitrag wurde zeitlich so geplant, dass er die größtmögliche Reichweite und Interaktion erzielen kann.
9. Der Beitrag wurde erfolgreich veröffentlicht und ist für die Community sichtbar, entweder im Feed, in den Stories oder anderen relevanten Bereichen der Plattform.

Definition of Done Beispiel für eine Landing Page:

1. Das Design der Landing Page ist ansprechend und benutzerfreundlich, um eine positive Benutzererfahrung zu gewährleisten.
2. Alle Inhalte, einschließlich Texte, Bilder, Videos und Call-to-Action-Elemente, sind erstellt und eingefügt.
3. Die Landing Page wurde für verschiedene Bildschirmgrößen und Gerätetypen optimiert, um eine konsistente Darstellung sicherzustellen.
4. Die Navigation ist klar und intuitiv, sodass Besucher leicht durch die Seite navigieren können.
5. Alle erforderlichen Formulare oder Eingabefelder sind funktionsfähig und korrekt konfiguriert, um Daten sicher zu erfassen.
6. Die Seite lädt schnell und die Ladezeiten wurden optimiert, um die Absprungrate zu minimieren.
7. Die Landing Page entspricht den geltenden Datenschutzbestimmungen und -richtlinien, insbesondere im Hinblick auf die Erfassung und Verwendung von Benutzerdaten.
8. Jegliche eingebetteten Medien oder externen Inhalte sind korrekt eingebunden und funktionieren einwandfrei.
9. Die Seite wurde auf SEO-Faktoren optimiert, um ihre Auffindbarkeit in Suchmaschinen zu verbessern.
10. Vor der Veröffentlichung wurde die Landing Page sorgfältig getestet, um sicherzustellen, dass alle Elemente ordnungsgemäß funktionieren und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Definition of Done Beispiel für einen Newsletter:

1. Alle Inhalte des Newsletters wurden erstellt, einschließlich Texte, Bilder, und ggf. Links oder Call-to-Action-Elemente.
2. Die Formatierung des Newsletters ist ansprechend und benutzerfreundlich, um eine gute Lesbarkeit auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen sicherzustellen.
3. Alle Links im Newsletter wurden überprüft und sind funktionsfähig, um die Benutzer zu den gewünschten Zielseiten zu führen.
4. Die Personalisierungselemente, wie z. B. Anrede oder individuelle Empfehlungen, wurden korrekt eingefügt und geprüft.
5. Der Newsletter wurde auf Rechtschreibfehler und Grammatik überprüft und ggf. korrigiert.
6. Die Zustimmung der Abonnenten zum Erhalt des Newsletters wurde ordnungsgemäß überprüft und dokumentiert.
7. Der Newsletter entspricht den geltenden Datenschutzbestimmungen und -richtlinien, insbesondere im Hinblick auf die Verwendung von Benutzerdaten.
8. Die Versandzeit und -frequenz des Newsletters wurde festgelegt und entsprechend konfiguriert.
9. Vor dem Versand wurde der Newsletter in einer Vorschau überprüft, um sicherzustellen, dass alle Elemente korrekt dargestellt werden.
10. Der Newsletter wurde erfolgreich an die Zielgruppe versendet und die Erfolgsparameter, wie z. B. Öffnungs- und Klickrate, werden nachverfolgt und analysiert, um die Performance zu bewerten und ggf. Verbesserungen vorzunehmen.