Nein, nicht nur große Firmen und Unternehmen sollten ein Auge auf ihre Prozesse und Arbeitsabläufe haben. Auch wir Solo-Selbstständigen können Arbeitsabläufe optimieren und unsere kleinen Unternehmen massiv profitieren lassen!
Als Solopreneur und vor allem als selbstständige Mama, trägst du viele Hüte und jonglierst mit einer Vielzahl von Aufgaben. Doch mit effizienten Prozessen kannst du Zeit sparen und dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Denn Zeit zum verplempern habe ich nicht. Du?
In diesem Artikel teile ich mit dir ein paar Gedanken, die dir als Solo-Selbstständigem helfen können, deine Arbeitsaprozesse zu verbessern und dein Business auf die nächste Stufe zu bringen.
Die Bedeutung der Prozessoptimierung für Solopreneure
Effiziente Arbeitsabläufe sparen Zeit und ermöglichen es dir, dich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist!
Denn was ist immer knapp bei Solo-Selbstständigen und vor allem bei uns Mamas? Zeit! Und diese wollen wir eigentlich nicht damit verplempern, immer wieder unsere eigenen Fehler, Lücken und Provisorien auszugleichen!
Was hilft? Genau, ebendiese Fehler, Lücken und Provisorien nachhaltig zu klären und durch kluge und effiziente Prozesse von vornherein zu vermeiden. Das spart Zeit, Ärger, Nerven und damit Geld!
Was hält uns davon ab? Einmal das fehlende Wissen “wie optimiere ich die Prozesse richtig?” und zum anderen die geliebte Freiheit bei uns Selbstständigen. Da ist man endlich dem Joch des Arbeitgebers entflohen und soll sich nun eigenen festgeschriebenen Arbeitsprozessen unterwerfen? Niemals! Und ganz ehrlich: da nehme ich mich keinesfalls aus! 😉
Identifizierung wiederkehrender Arbeitsabläufe zur Optimierung
Lass uns mal genau hingucken: Welche Aufgaben poppen eigentlich immer wieder auf? Das Beantworten von E-Mails, das Erstellen von Rechnungen oder das Planen von Social-Media-Beiträgen? Indem du deine oft wiederkehrenden Aufgaben identifizierst, kannst du Wege finden, sie schneller zu erledigen oder sogar zu automatisieren.
Wiederkehrende Aufgaben haben den Reiz, dass wir sie im Autopilot durchlaufen können, wenn sie denn gut durchdacht sind. Wissen wir, was genau, wie getan werden muss und machen wir dies immer wieder auf die gleiche Art und Weise, dann brauchen wir immer weniger bewusstes Denken dafür. Oder denkst du viel darüber nach, wie und wann du in den nächsten Gang bei deinem Auto schaltest? Ich kann auch mein Fahrrad gar nicht mehr abstellen, OHNE es abzuschließen. Manche Dinge gehen uns in Fleisch und Blut über!
Wie toll wäre es, solche Automatismen in deinem Alltagsbusiness zu etablieren oder automatisieren, oder ineffiziente Automatismen zu verbessern!
Beispiel: Jeden Montagmorgen verbringst du Stunden damit, E-Mails zu sortieren und sie zu beantworten. Aber warum nicht das Postfach automatisch aufräumen und eine Vorlage für häufig gestellte Fragen erstellen? Das spart Zeit und Nerven!
Automatisierung von repetitiven und manuellen Schritten
Allen manuellen Klicks die wir machen, sollten wir besondere Aufmerksamkeit schenken. Denn bei allem was wir per Hand machen, können wir Fehler machen. Nervig und unnötig, so lange es Möglichkeiten gibt, diese zu automatisieren!
Und dann sind da noch die Schritte im Arbeitsablauf, die immer wieder gemacht werden müssen! Ich persönlich bin schon beim zweiten Mal genervt wenn ich denke: das hab ich doch schon mal gemacht/geschrieben/formatiert!
Benutzen wir also Klicks um etwas „zu tun“, was keinen Gehirnschmalz benötigt, oder wir unseren Gehirnschmalz an eine Maschine weitergeben könnten, dann sollten wir das unbedingt tun! Unternehmerisch gibt es keinen Grund, solche Tätigkeiten selbst und per Hand auszuführen. Romantik ist hier echt fehl am Platz.
Technologie ist dein bester Freund, oder dein (fast) unbezahlter Mitarbeiter!
Nutze Tools und Apps, um diese wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Die bekanntesten Varianten sind die automatische Buchhaltung und die vorgeplanten Social-Media-Veröffentlichungen. Aber noch darüber hinaus gibt es unzählige Möglichkeiten, deine Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen.
Beispiel: Mit einem Tool wie Zapier kannst du viele deiner Tools verknüpfen, zum Beispiel automatisch deine Kundenkontakte von deinem E-Mail-Programm in deine CRM-Software übertragen. Tipperst du immer wieder einen gleichen Abschnitt in deine Blogartikel? Nervig! Nutze lieber einen Wiederverwendbaren Block! Lass deine Zoom-Aufzeichnungen direkt bei Vimeo oder YouTube hochladen oder lass dich mit standardisierten Checklisten durch größere Aufgaben manövrieren.
Delegiere Arbeitsprozesse, wenn möglich
Du musst nicht alles alleine machen! Wenn du bestimmte Aufgaben hast, die dich Zeit und Energie kosten, aber nicht zu deinen Kernkompetenzen gehören, ist es vielleicht an der Zeit, sie zu delegieren. Virtuelle Assistenten oder Freelancer können dir helfen, den Ball am Laufen zu halten, während du dich auf das konzentrierst, was du am besten kannst.
Und von deinem besten Mitarbeiter – den vielen Automationen – hatten wir ja schon gesprochen. 😉
Beispiel: Anstatt Stunden damit zu verbringen, deine Website zu aktualisieren, könntest du eine:n Webdesigner:in beauftragen, die das für dich erledigt. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und dein Business vorantreiben.
Identifiziere Optimierungspotential
Im Gegensatz dazu, deine Aufgaben “einfach so” anzugehen, kann eine Optimierung deiner Arbeitsprozesse dir zu mehr Zeit, weniger Fehlern und mehr Produktivität verhelfen. Und das wäre nicht nur unternehmerisch sinnvoll, denn niemand zahlt dich für die Behebung von Fehlern und Hängern, die du selbst verursachst! Sinnvoll ist es auch, weil es einfach keinen Spaß macht, die eigenen selbst gelegten Stolpersteine immer wieder aus dem Weg zu räumen!
Durch gut strukturierte Prozesse kannst du besser den Überblick behalten und deine Ziele effektiver erreichen!
Beispiel: Hin- und herkopieren zwischen Tools, nicht gebatchte Fleiß-Aufgaben, nicht genutzte Templates…ach die Beispiele sind endlos!
10 Tipps für das Optimieren von Arbeitsabläufen habe ich dir hier niedergepinnt!
Verfolge die Fortschritte deiner Arbeitsabläufe
Last but not least: Behalte den Überblick über deine wiederkehrenden Arbeitsabläufe und check ab und zu, was läuft und was nicht. Schreib auf, was gut funktioniert und was du noch verbessern kannst. Glaub mir, das lohnt sich!
Wenn du deine optimierten Arbeitsabläufe verfolgen willst, gibt’s da ein paar smarte Möglichkeiten. Magst du Papier und Stifte, kannst du ein Erfolgsjournal führen oder du greifst zu einem Projektmanagement- oder Notiz-Tool, um deine Tasks für die Optimierung der Arbeitsabläufe zu organisieren und im Blick zu behalten. Klingt vielleicht übertrieben, aber es hilft!
Und vergiss nicht den Faktor Selbstreflexion. Schau dir ab und zu deine Arbeitsprozesse an und frag dich: Was läuft gut? Was könnte besser laufen? Keine Sorge, das bedeutet nicht, dass du dich jetzt ständig selbst hinterfragen musst. Aber ein bisschen Kritik schadet nie, oder? Wie du dabei vorgehen kannst und eine Vorlage, hab ich für dich in meinem Artikel Retrospektive: Mit einem Blick zurück Erfolge in der Zukunft sichern aufbereitet!
Mein Fazit für dich
Am Ende des Tages geht’s darum, Dinge zu optimieren, ohne den Spaß zu verlieren. Also, halt die Augen offen, sei offen für Verbesserungen und lass dich nicht stressen! Effiziente Arbeitsabläufe sind ein Schlüssel zum Erfolg als Solopreneur.
Wenn wir wiederkehrende Aufgaben identifizieren, automatisieren oder delegieren, unsere Arbeitsumgebung organisieren und unsere Fortschritte verfolgen, können wir Zeit sparen, unsere Produktivität steigern und letztendlich erfolgreicher sein.
Mit diesen Gedanken und Beispielen kannst du die Entscheidung treffen: Arbeitest du weiter so vor dich hin, oder willst du effiziente Arbeitsabläufe entwickeln und Zeit sparen?
Noch mehr Ideen und Impulse gibt es regelmäßig mit der ProzessQueen-Post!
