Bist du als Solopreneur auf der Suche nach Ideen für das Optimieren von Arbeitsabläufen? Ich persönlich bin selbstständige Mama und weiß, dass auch wenn ich allein arbeite, können gut durchdachte Prozesse meine Produktivität steigern und Zeit sparen. In diesem Artikel erfährst du meine persönlich gepimpten 10 Tipps, wie du effizientere Arbeitsabläufe entwickeln kannst, um deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen und produktiver zu werden.
Optimieren von Arbeitsabläufen? Warum als Soloselbstständige?
Als Solopreneur und vor allem als selbstständige Mama trägst du viele Hüte und bist für sämtliche Aufgaben in deinem Unternehmen verantwortlich. Darunter fällt auch, einen unternehmerischen Blick auf deine Arbeitsabläufe zu haben.
Im Gegensatz dazu, deine Aufgaben “einfach so” anzugehen, kann eine Optimierung deiner Arbeitsprozesse dir zu mehr Zeit, weniger Fehlern und mehr Produktivität verhelfen. Und das wäre nicht nur unternehmerisch sinnvoll, denn niemand zahlt für die Behebung von Fehlern und Hängern, die du selbst verursachst! Sinnvoll ist es auch, weil es einfach keinen Spaß macht, die eigenen selbst gelegten Stolpersteine immer wieder aus dem Weg zu räumen!
Spoileralarm: Durch gut strukturierte Prozesse kannst du besser den Überblick behalten und deine Ziele effektiver erreichen!
Also nicht lang Schnacken, hier sind meine ultimativen 10 Tipps für dich!
1. Verstehe deine Arbeitsabläufe
Ein No-Brainer. Bevor du das Optimieren von Arbeitsabläufen überhaupt angehen kannst, musst du sie zuerst verstehen. Klingt nach Pillepalle, ist es aber nicht. Spätestens wenn du versuchst einen deiner oft genutzten Prozesse einmal aufzumalen merkst du, wie oft du doch nachdenken musst, was als nächstes kommt, wie viele Abbiegungen du aufmalen musst und ob noch was fehlt!
Also nimm dir Zeit, um jeden Schritt deiner täglichen Routine zu analysieren und zu dokumentieren. Indem du deine Arbeitsabläufe visualisierst, erhältst du einen klaren Überblick und kannst potenzielle Verbesserungen identifizieren. Welche Aufgaben erledigst du regelmäßig? Wie viel Zeit verbringst du damit? Was läuft oft schief? Wo entstehen die meisten Fehler?
Steige mal aus dem Prozess aus und mache einen Rundflug, so als würdest du mit ner Drohne das ganze mal von oben und weit weg betrachten. Das verschafft dir Abstand und du kannst besser beurteilen, wo dein eigener Arbeitsablauf nach Optimierung schreit. Eine Anleitung für diesen Rundflug habe ich dir im Blogartikel Arbeitsabläufe optimieren aufgepinnt.
2. Nutze Tools zielgerichtet
Die Wahl der richtigen Tools kann einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse zu optimieren. Schappe dir deinen dokumentierten Prozessablauf und markiere, welche Tools du wofür nutzt. So kannst du ein Gefühl dafür bekommen, ob zu viele Tools genutzt werden oder ob es noch Aufgaben oder Prozessschritte gibt, die durch kein Tool abgedeckt sind.
Minimiere die Anzahl an Übergängen zwischen Tools, denn hier entstehen oft Fehler!
Suche nach Software und Apps, die viele Funktionen bieten, die du benötigst, denn sie helfen deine Arbeit effizienter gestalten und unterstützen dich bei deinen wiederkehrenden Aufgaben.
Warum eine Übersicht über deine Tool-Landschaft entscheidend ist, kannst du hier nachlesen: Fünf gute Gründe für Selbstständige für eine Tool-Übersicht.
3. Batche ähnliche Aufgaben
Das Batchen ähnlicher Aufgaben gehört in den Effizienz-Werkzeugkasten. Anstatt jede Aufgabe einzeln zu erledigen, gruppiere ähnliche Aufgaben und erledige sie in einem Arbeitsblock. Markiere dir in deinem dokumentierten Arbeitsablauf die Prozessschritte, bei denen Batchen Sinn macht.
Zum Beispiel kannst du alle E-Mails auf einmal beantworten, Grafiken für mehrere (Blog-)Beiträge hintereinander erstellen, die Keyword-Recherche für mehrere Artikel machen. Das Batchen hilft dir, den Fokus und Flow zu halten, dich besser zu konzentrieren und Fehler durch den Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben zu minimieren.
4. Eliminiere unnötige Handgriffe
Auch ein No-Brainer. Überprüfe deine Arbeitsabläufe kritisch und identifiziere alle unnötigen (manuellen) Handgriffe. Frage dich, ob der Klick hier oder der Kopiervorgang da wirklich notwendig ist und ob es Möglichkeiten gibt, diese zu vereinfachen, zu eliminieren oder zu automatisieren.
Der geschickte Einsatz von Tool-Funktionen, Plugins oder Automatisierungs-Plattformen können dich beim Optimieren von Arbeitsabläufen weit voranbringen.
5. Automatisiere repetitive Aufgaben
Ja, das hat jeder schon einmal aufgeschrieben. Aber da sich die Automatisierungstools ständig weiterentwickeln, macht hier Wiederholung Sinn!
Immer mehr Tools unterstützen dich dabei, repetitive Aufgaben zu automatisieren und deine Zeit zu sparen. Von E-Mail-Automatisierung bis hin zur automatischen Datensicherung gibt es viele Möglichkeiten, deine Arbeitsabläufe zu vereinfachen und lästige Aufgaben zu automatisieren. Suche nach Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren, und automatisiere sie, um deine Produktivität zu steigern. Du wirst dich wundern, was heute schon alles (sehr einfach) geht!
Ich bin selbst erstaunt, was sich bei den von mir eingesetzten Tools in der Vergangenheit getan hat. Meine Tool-Übersicht gibt mir immer wieder Anregungen, wie ich durch geschicktes Verknüpfen von Tools oder neuen Funktionen in den Tools noch mehr Aufgaben “loswerde”.
6. Vermeide Multitasking
Multitasking kann zu einer Verringerung der Produktivität führen und deine Arbeitsabläufe ineffizient machen. Das ist in vielen Studien nachgewiesen worden!
Bleibe bei einem Arbeitsablauf oder einem gebatchten Prozessschritt, bis dieser abgeschlossen ist. Konzentriere dich auf diese eine Aufgabe zur Zeit und arbeite sie konsequent durch. Indem du dich auf eine Aufgabe konzentrierst, kannst du dich besser darauf einlassen und schnellere Ergebnisse mit höherer Qualität erzielen.
7. Halte deine Arbeitsumgebung ordentlich
Ja, ich klinge wie meine eigene Mama. Aber sie hatte immer Recht! Eine ordentliche Arbeitsumgebung kann deine Produktivität erheblich steigern und deine Arbeitsabläufe optimieren. Reduziere Ablenkungen und halte deinen Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann dir dabei helfen, dich besser zu konzentrieren und effektiver zu arbeiten.
8. Setze klare Ziele
Setze klare Ziele für deine Arbeitsabläufe und definiere klare Meilensteine, die du erreichen möchtest. Indem du dir klare Ziele setzt, kannst du dich besser motivieren und fokussieren und deine Arbeitsabläufe gezielt optimieren, um diese Ziele zu erreichen. Behalte deine Ziele immer im Blick! Ich selbst organisiere mich da am Board um mich auf die aktuelle Aufgabe zu fokussieren, ohne mein Ziel aus den Augen zu lassen!
Willst du das Arbeiten am Board auch einmal ausprobieren, kannst du dir gerne mein kostenfreies Workbook herunterladen (Anmeldung notwendig).
9. Analysiere und optimiere regelmäßig
Mit dem Optimieren von Arbeitsabläufen bist du niemals fertig! Die digitale Welt dreht sich, dein Business entwickelt sich weiter, du lernst dazu. In ein paar Monaten gibt es zahlreiche neue Möglichkeiten und Chancen!
Nimm dir also regelmäßig Zeit, um deine Arbeitsabläufe zu analysieren und zu optimieren. Frage dich, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann.
10. Bleibe flexibel und offen für Veränderungen
Die durch dich konzipierten Arbeitsabläufe sind keine starren Konzepte, denen du dich “unterwerfen” musst. Bleibe flexibel im Ablauf und offen für Veränderungen und passe deine Arbeitsabläufe laufend an. Hast du Lust, mitten im Prozess zu starten, weil du eine super Idee dafür hattest? Feel free! Nichts ist besser, als mit Schwung in so einen Prozess zu starten!
Indem du immer offen für neue Ideen und Methoden bist, kannst du deine Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern und optimieren.
Fazit
Das Optimieren von Arbeitsabläufen ist eine von vielen Möglichkeiten, um als Solopreneur effizienter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn du deine eigenen Arbeitsabläufe erst einmal verstehst, die richtigen Tools ausgewählt hast und sie auch kontinuierlich optimierst, kannst du deine Produktivität steigern und erfolgreicher werden.
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Zuletzt überarbeitet am 14.09.2024
Zuletzt überarbeitet am 14.09.2024