Das Geheimnis guter Priorisierung für selbstständige Mamas

In der Mama-Welt voller Ablenkungen und endlosen To-Do-Listen ist die richtige Priorisierung einer der Erfolgsfaktoren. Priorisierung bedeutet, alle Aufgaben im Blick und in deren richtige Reihenfolge zu (er-)kennen. Das gilt vor allem für uns selbstständige Mamas, uns Mompreneurinnen. Keiner jongliert so viele unterschiedliche Themen aus so verschiedenen Bereichen wie wir. Und dann passiert das unvermeidliche: Wir werden mit einem Wust von Aufgaben überwältigt, sind froh das ein oder andere Dringende erledigt zu bekommen und verlieren dabei die wichtigen langfristigen Ziele aus den Augen. Also genau die, für die wir wirklich brennen. Da ist der Frust vorprogrammiert.

Hab ich dich? Dann lies weiter, dieser Artikel ist für dich! Denn du willst es doch auch. Eine bestmögliche Priorisierung und dadurch Zeit und Energie für die Dinge, die wirklich zählen!

Wozu eigentlich priorisieren?

Ist Priorisieren nicht schon wieder ein nerviges zusätzliches To-Do? Kann man sich nicht besser die Zeit sparen und was “Produktives” oder was “Richtiges” machen?

Klar kann man das! Denn danach hat man wenigstens schon etwas erledigt! Klingt gut, oder?

Jepp, aber es kann noch besser, ein paar Gedanken dazu möchte ich mit dir teilen. Denn weshalb Priorisieren wir überhaupt? Genau! Weil wir zu wenig Zeit für all unsere To-Dos, Aufgaben und Wünsche, Hoffnungen, Träume haben. Hätten wir “endlos” Zeit, wüssten wir also, dass für alles Zeit da ist, könnten wir einfach vorne anfangen und sicher sein, dass auch die letzte Aufgabe erledigt wird. (Mein Hirn versucht sich das gerade vorzustellen…klappt aber nicht…aber HERRLICH muss das sein!)

Wir priorisieren also, weil wir wissen, dass wir nie alles schaffen werden, was wir so auf dem Zettel, in der App, im Kopf oder auf zahlreichen Klebezetteln notiert, angepinnt, getippt und gekritzelt haben. Jedenfalls nicht in absehbarer Zeit und zum vereinbarten Termin.

Und weil wir wissen, dass wir nicht alles schaffen, möchten wir dafür sorgen, dass wir all das schaffen, was notwendig ist. Dass nur das hintenüber fällt, was keinen allzu großen Schaden anrichtet. Wir wollen die Chancen, dass alles gut läuft maximieren und die Risiken, dass was daneben geht, minimieren.

Klingt voll logisch, oder? Und ist bei kleinen To-Do-Listen und Projekten auch noch gut überschaubar!

Die Grenze, wann das ganze unübersichtlich wird, ist höchst allerdings höchst individuell. Während die einen mehrere Business-Projekte, Kindertermine, Familienfeste und eigene Hobbies locker jongliert bekommen, sind andere trotz langer To-Do-Listen und buntem Zettelchaos längst verloren. Und es braucht nur ein oder zwei Nächte mit weniger Schlaf, um von der OrganisationsQueen zur ChaosQueen zu mutieren.

Priorisieren ist damit Balsam auf die Seele vieler persönlicher Bedürfnisse. Priorisierung schafft Sicherheit, Ordnung, Transparenz, Verbindlichkeit, Struktur und dadurch oft Entspannung und Leichtigkeit.

Und Priorisieren ist Balsam auf die Seele der Unternehmerin. Denn nur durch Priorisierung können wir sicherstellen, dass die richtigen To-Dos im Sinne unseres Unternehmens erledigt werden. Dass Gewinne maximiert und Verluste minimal gehalten werden können.

Priorisieren ist also nicht ein weiteres nerviges To-Do. Priorisieren ist unternehmerisches Handeln.

Wann und wie oft priorisieren?

OK, Claudia, verstanden. Dann priorisiere ich ab und zu mal meine ganzen To-Dos durch. Alle paar Wochen mal oder so. Passt das?

Ja und nein. Natürlich ist es sinnvoll in größeren Abständen mal einen kritischen Blick auf alle Vorhaben zu werfen. Auf alle geplanten Projekte und Ideen. Aber je kleiner die Aufgaben sind, desto öfter musst du ran ans priorisieren.

Während du dir in größeren Abständen die Frage stellst: “Welches Projekt unterstützt meine Unternehmensziele am meisten”, kannst du dir fast täglich die Frage stellen: “Welches To-Do unterstützt meine Unternehmensziele am meisten”.

Je öfter du deine To-Do-Liste so durchputzt, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass das, was du als nächstes tust, auf dein Unternehmensziel einzahlt.

Stelle dir vor, du verfährst dich. Dann ist dir auch klar, dass man am besten direkt mal ne Karte oder App checkt, wo es lang geht (oder jemanden fragt), denn jeder Kilometer weiter “auf gut Glück” verballert Zeit, Geld und Nerven.

Also merken: fühlst du dich nicht mehr auf der richtigen Fährte oder kennst die nächste Abbiegung deiner To-Do-Liste nicht, dann ist allerhöchste Eisenbahn für einen Frühlingsputz – also eine Überarbeitung der To-Do-Liste. Sonst riskierst du dich zu verfahren und Geld, Zeit und Nerven zu verlieren. Hier sind wir wieder beim unternehmerischen Handeln!

Denn: Knappe Ressourcen müssen am besten gemanaged werden, und das ist bei uns Mompreneurinnen eindeutig die Arbeitszeit! Oft dicht gefolgt von Geld.

Was hat höchste Priorität und ist dringend?

Ganz oben auf deine To-Do-Liste gehört alles Dringende. Was bedeutet dringend?

• Es gibt eine klare Deadline (z.B. in den nächsten 4 Wochen ist etwas zu liefern)
• Es kann ungünstige Folgen bei Nicht-Erledigung geben
• Andere sind von deinen Ergebnissen abhängig

Puh, Claudia, das klingt also so schön theoretisch…mach ma Butter an die Fische!

Klar! Also dringend sind natürlich deine Kundenaufträge und auch das Marketing. Kunden bringen Geld in deine Kasse. Das ist die Grundlage deines Unternehmertums. Dann gilt es natürlich Fehler möglichst schnell zu beseitigen, denn verlorenes Geld oder schlechte Publicity können wir nicht gebrauchen. Mitwirkungen in Kooperationen sind ebenfalls dabei, können sich andere auf dich verlassen, stärkt das dein Netzwerk. Steuererklärungen werden dringender, je näher der Abgabetermin rückt…versteht sich von selbst! Und Beschwerden und Reklamationen sollte man immer ernst nehmen! Wir wollen doch zufriedene Kunden! (Hier spreche ich ausdrücklich nicht davon, allen Kunden recht zu geben, nur davon, ihr Anliegen dringlich zu bearbeiten!)

Dann ran an deine Liste: welche To-Dos fallen in die Kategorie “Dringend” und sind sie auch als nächstes auf der Liste?

Nach dringend kommt wichtig!

Ohje…die Liste ist mit den dringenden To-Dos schon richtig lang, oder? OK, dann machen wir es kurz und schmerzlos: jetzt kommen noch die wichtigen Sachen!

Wichtige ToDos…

• Bringen dich deinem (Unternehmens-) Ziel näher
• Kann außer dir niemand übernehmen
• haben eine Deadline > ca. 4 Wochen

Wichtig sind also beispielsweise Produktentwicklungen, sie bringen dir nicht unmittelbar Umsatz oder Gewinn. Auch Lives, Interviews, Social Media Posts und Blogbeiträge sind meist nicht dringend. Kundenaufträge die in weiterer Ferne liegen, kannst du mit Erinnerungsaufgaben aus dem Gehirn “ausspeichern” oder schon vorbereitende Tätigkeiten als “wichtig” einplanen.

Und sei bei der Betrachtung nicht ganz starr, sondern setze eine unternehmerische Brille auf! Bist du restlos ausgebucht, dann ist Marketing nicht deine dringendste Aufgabe, sondern evtl. die Überarbeitung deiner Strategie oder Produktpalette. Für alle anderen gilt meine Eimer-Theorie als Vorgehensweise: erst einmal kaputte Eimer stopfen, damit man sie nutzen kann. Dann vorhandene Eimer füllen. Dann erst neue Eimer anschaffen.

Was ist nun das Geheimnis?

Das Geheimnis ist, dass nicht alle Aufgaben auf deiner To-Do-Liste dringend oder wichtig sind!

Fallen Aufgaben nicht in die beiden Kategorien, dann solltest du sie kritisch hinterfragen. Denn wenn sie weder Umsatz bringen, noch dich näher an dein unternehmerisches Ziel bringen, dann fehlt mir ein wenig die Phantasie, warum du deine knappe Arbeitszeit für diese To-Dos einsetzen solltest!

Ich nenne diese Kategorie gerne mal “Träume”. Die dürfen wir haben, klar. Aber sie dürfen uns nicht bei der Erreichung unserer Ziele im Wege stehen.

Tipp: Schreibe diese tollen Aufgaben an einen “wertschätzenden Ort” weg. Warm und trocken, wohl einsortiert. Und dann die Klappe zumachen! Ungefähr da, wo meine Schlittschuhe seit 25 Jahren lagern um auf DEN Winter zu warten, wo hier ein See zufriert! Sie liegen warum und trocken im Keller in der hintersten Ecke. Sie stehen nicht andauernd im Weg rum und erinnern mich daran, wie gerne ich doch romantisch gerne Schlittschuh laufen würde! Und so vergeuden sie nicht meine Zeit und Nerven. Aber FALLS es kalt wird, finde ich sie auf anhieb!

In der Routine liegt die Kraft

Wie eingangs erwähnt ist es notwendig, immer wieder nachzuschärfen. Zu verwerfen, zu schieben, zu löschen, neu einzufügen. Sich starr an eine einmal geplante Liste zu klammern ist kein unternehmerisches Handeln. Die Liste daraufhin zu überprüfen, ob sie noch als “Route zum Ziel” taugt, schon!

Also nimm dir regelmäßig Zeit für diese Priorisierung deiner To-Do-Liste.

Und stelle dir einfach vor, wie befreit du arbeiten kannst, wenn du deine To-Do-Liste als aufgeräumt aus der Hand legen kannst und dich voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst!

Zum guten Schluss

Die Kunst der Priorisierung ist kein Hexenwerk, sondern eine erlernbare Fähigkeit und ein super Kandidat für eine tägliche Routine. Indem wir uns bewusst mit unseren (Unternehmens-) Zielen auseinandersetzen und die richtigen To-Dos zur Erreichung dieser Ziele orchestrieren, können wir die Flut der Aufgaben bewältigen und unsere rare Arbeitszeit bestmöglich nutzen!

Und falls du nun Blut geleckt hast, kannst du dir das ganze auch als Mini-Kurs bei mir ansehen: vom Zettelchaos zum Notizkonfetti – Entwickle DEINE Planungsroutine!

Wir sehen uns!

Claudia

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Zuletzt überarbeitet am 08.03.2024