Zeitmanagement für selbstständige Mütter: Meine Top 5 Methoden für dich

Du suchst nach “Zeitmanagement für selbstständige Mütter”, also bist du eine Business-Mama und möchtest deine Zeit effektiv nutzen? Keine Sorge, du bist nicht allein! Die Balance zwischen Arbeit und Familie zu finden, kann eine echte Herausforderung sein. Aber mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden kannst du deine Produktivität steigern und gleichzeitig mehr Zeit für deine Kinder haben. So steht es jedenfalls überall geschrieben.

Doch stimmt das auch für uns selbstständige Mamas?

In diesem Artikel werde ich einige Zeitmanagement Methoden vorstellen und Stellung dazu beziehen, wie sie uns als selbstständige Mama helfen können. Und ich werde auch meine Einschätzung abgeben, welche ich aus welchen Gründen für nicht so kompatibel halte.

Spare also Zeit beim Ausprobieren verschiedener Methoden und überspringe das Gefühl “zu versagen”, nur weil eine hoch gepriesene Zeitmanagement Methode bei dir überhaupt nicht funktioniert!

Die überall gelobte Zeitmanagement Methode eines detaillierten Zeitplans, der deine Arbeitszeiten und Familienverpflichtungen berücksichtigt, ist für mich zum Beispiel völlig unbrauchbar! Denn andauern schieben sich neue Aufgaben in den Tag und Zeitfenster für die Arbeit fallen weg. Da verbringe ich mehr Zeit mit der neuen detaillierten Planung als ich Zeit mit der Erledigung meiner Aufgaben verbringe!

Im Gegensatz dazu ist für mich die richtige Priorisierung meiner Aufgaben eine der hilfreicheren Techniken, genau so wie das Setzen von realistischen Zielen. Denn eines müssen wir Mamas: mit wenig Zeit effektiv an unseren Zielen arbeiten! Mein Lieblingssatz aus den agilen Methoden ist da “die Menge der nicht getanen Arbeit maximieren”.

Dann lass und nun mal schauen, mit wie Zeitmanagement für selbstständige Mütter funktionieren kann und mit welchen effektiven Zeitmanagement-Methoden du deine Zeit am besten nutzen kannst!

Warum ist Zeitmanagement für selbständige Mütter wichtig?

Als Selbstständige hast du keine festen Arbeitszeiten und keinen Vorgesetzten, der deine Zeit plant. Hört sich gut an? Aber als Mama bist du leider trotzdem nicht Herrin über deine eigene Zeit. Verbindliche Zeitfenster zum Arbeiten sind selten, dafür tun sich manchmal spontan welche auf.

Denn eines ist bei uns selbstständigen Mamas vorrangig: die gute Betreuung unserer Kinder. Und ist diese nicht gewährleistet – Stichwort “kranke Kinder” oder “Personalmangel in der KiTa” – lassen wir unsere Arbeit liegen. Denn genau dafür haben wir uns selbstständig gemacht, um flexibel auf die sich ändernden Umstände im Familienleben reagieren zu können.

Und so ist es unabdingbar: Ist Arbeitszeit da, müssen wir sie bestmöglich nutzen!

Die Herausforderungen beim Zeitmanagement für selbständige Mütter

Die größte Herausforderung für selbstständige Mütter ist, dass Arbeit und Familie oft parallel und im schnellen Wechsel stattfindet, anders gesagt ist DAS die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie. Diese Herausforderungen der Vereinbarkeit besonders für selbstständige Mütter kann man noch weiter aufdröseln:

1. Unterbrechungen: Als Mama bist du möglicherweise ständig von Unterbrechungen umgeben. Kinder brauchen Ihre Aufmerksamkeit, egal ob sie krank sind oder Hilfe bei den Hausaufgaben benötigen. Diese Unterbrechungen können deine Arbeitszeit, deine Konzentration und dein Energielevel erheblich beeinträchtigen.
2. Flexibilität: Selbstständige Mütter haben den Vorteil flexibler Arbeitszeiten. Dies kann jedoch auch eine Herausforderung sein, da es schwierig sein kann, zwischen Arbeit und Familienzeit zu unterscheiden bzw. dazwischen zu wechseln. Es besteht die Gefahr, dass du die beiden Rollen nicht gut voneinander trennen kannst und Arbeit (im Kopf) mit ins Familienleben nimmst und am Arbeitsplatz nicht schnell genug in eine zielgerichtete Arbeitsweise findest.
3. Fehlende Unterstützung: Im Gegensatz zu Müttern in Anstellungsverhältnissen haben selbstständige Mütter weniger Unterstützung durch Kollegen oder Teams, jedenfalls wenn sie kein eigenes Team haben oder beschäftigen wollen. Die Aufgaben aus dem Business müssen alleine bewältigen, was zu einer zusätzlichen Belastung führen kann. Geht es dann darum im Bereich der Kinderbetreuung Unterstützung zu bekommen, z.B. durch Großeltern, finden wir uns oft in einer Diskussion darüber wieder, was wir denn genau da arbeiten. Ob wir damit Geld verdienen. Wie man denn überhaupt von zu Hause aus Geld verdienen könne. Selbstständige Arbeit von Mamas muss noch sehr häufig erklärt und verteidigt werden. (Nein, Väter werden nicht gefragt, wenn sie sich zum Arbeiten zurückziehen!)

Warum ich das Wort Zeitmanagement eigentlich nicht mehr hören kann?

Zeitmanagement ist einer DER Begriffe bei uns Coaches und Beratern und Mentoren für Selbstständige. Irgendwie scheint es so, dass nach diesem Begriff besonders oft gesucht wird. Auch bei der Keyword Recherche ist das Wort Zeitmanagement ganz oben angesiedelt. Also ist es nun auch an mir, einen Blogbeitrag über Zeitmanagement zu schreiben. Deswegen entschuldige ich mich schon einmal dafür, dass das Wort im Text das ein oder andere mal vorkommt. 😂 Ach ja, Zeitmanagement für selbstständige Mütter, natürlich!

Zeitmanagement ist also DER Tipp. „Warum ist das so?“, frage ich mich da. Gibt es wirklich besonders viele Leute, die nach dem Begriff Zeitmanagement suchen? Und falls ja, was steckt genau hinter dieser Suche?

Weckt der Begriff Zeitmanagement sehnsüchtige Wünsche danach, dass man – sobald man diese tollen Techniken und Methoden beherrscht – ganz einfach mehr Zeit aus dem Handgelenk schüttelt? Und wenn ja, was macht man mit dieser zusätzlichen Zeit?

Ich könnte mir vorstellen, dass hinter diesen Suchanfragen das Problem steckt, dass wir in unserer Zeit nicht das fertig bekommen, was wir eigentlich gerne fertig bekommen hätten. Also die Frage nach unserer eigenen Effizienz. Und weil wir das Gefühl haben in der uns verfügbaren Zeit echt viel zu tun, scheint eine Lösung zu sein, mehr Zeit zu generieren, in der man etwas erledigen kann.

Das Bedürfnis hinter der Suchanfrage scheint also der Wunsch nach mehr Effizienz zu sein, also mit den richtigen Methoden und Tools die Aufgabenstellung “richtig” und vielleicht sogar schneller zu machen. Denn das – so klingt es jedenfalls – bringt uns schneller ans Ziel. Oder?

Genau da liegt für mich der Hase im Zeitmanagement-Methoden-Pfeffer: Ich bin als selbstständige Mama durchoptimiert bis zum Geht-nicht-mehr. Liegt es wirklich an meiner fehlenden Effizienz, dass ich nicht schneller vorankomme in meinem Business? Muss ich mich selbst noch mehr optimieren? Mehr schaffen, in der gleich Zeit, wenn ich mich nur richtig organisiere und meine Zeit besser manage? Immer “noch mehr” aus meinen Ressourcen ziehen, wenn man nur das richtige Zeitmanagement für selbstständige Mütter gefunden hat? No way!

Die eigentliche Frage ist ja: was genau erledige ich in der Zeit, die ich habe? Und wie weit bringt mich das meinem Ziel näher? Machen mich die Ergebnisse zufrieden oder war wo stammt meine Unzufriedenheit bezüglich der mir fehlenden Zeit?

Kann ich meine Produktivität auch steigern, ohne mich “noch mehr ins Zeug zu legen”?

Klar kann ich das, und das Zauberwort hier heißt “Effektivität”. Ich muss nicht schneller Arbeiten um schneller ans Ziel zu kommen, ich muss die To-Do’s und Aufgabenstellungen identifizieren, die mich schnell an mein Ziel bringen. Ich sollte in der mir vorhandenen Zeit die richtigen Dinge tun!

Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu machen. Aufgabenstellungen schneller, mit den richtigen Tools und Methoden zu erledigen. Also effizienz-steigernder Methoden.
Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Also die To-Do‘s erledigen, die dich deinem Ziel am schnellste – effektivsten – näherbringen.

💡 BWL Grundstudium

Zeitmanagement für selbstständige Mütter: verschiedene Methoden und wie ich sie einordne

Schaut man sich die vielen Aufzählungen von Zeitmanagement Tipps, Methoden und Techniken genauer an, dann kann man hier Unterschiede erkennen. Manche zielen auf die Effizienz ab und manche eher auf Effektivität. (Eine tolle Übersicht hat die Karrierewelt erstellt: https://karrierewelt.golem.de/blogs/karriere-ratgeber/17-zeitmanagement-methoden-im-uberblick)

Ihr habt es mitbekommen, als selbstständige Mama bin ich eher Fan von Methoden, die meine Effektivität fördern. Also Techniken, die mir helfen, die richtigen Dinge zu tun und so die Menge der nicht getanen Arbeit maximieren. Denn ich möchte keine Zeit investieren in Aufgabenstellungen, die mich meinem Ziel nur unbedeutend näher bringen!

Aber merke: Zeitmanagement-Methoden können einzeln oder in Kombination angewendet werden. Wähle sie nach deinen persönlichen Bedürfnissen und Vorlieben aus. Sie müssen zu deinem Typ, deinem Arbeitsstil und deinen ganz individuellen Zielen passen! Meine Hinweise hier können dir bei der Wahl helfen.

Meine Top 5 Methoden und Techniken für mehr Effektivität

All diesen Methoden und Techniken liegt zugrunde, die richtigen Dinge zu priorisieren, identifizieren und abzuarbeiten:

Das agile oder leane Board (egal ob Kanban oder Scrum oder andere Methoden)

Verschiedenste agile Techniken arbeiten mit Boards, an denen die Aufgabenstellungen organisiert und priorisiert werden. Das Board wird in Spalten (Swimlanes) unterteilt, um Aufgaben zu visualisieren und ihren Fortschritt durch verschiedene Phasen des Arbeitsablaufs zu verfolgen. Durch die Konzentration auf eine begrenzte Anzahl von Aufgaben wird Überlastung verhindert. Durch regelmäßige Priorisierungen wird sichergestellt, dass immer die aktuell bedeutendste Aufgabe erledigt wird.

Die 80/20-Regel (Pareto-Prinzip)

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Anstrengungen resultieren. Indem man sich auf die wichtigsten 20 Prozent der Aufgaben konzentriert, kann man also seinem Ziel um 80 Prozent näherkommen. Mit dem Pareto-Prinzip im Hinterkopf kannst du dich für die wirklich wichtigen Aufgaben entscheiden.

Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode unterstützt dabei, Aufgaben in vier Kategorien einzuordnen: “dringend und wichtig”, “wichtig, aber nicht dringend”, “dringend, aber nicht wichtig” und “weder dringend noch wichtig”. Dies hilft dabei, Prioritäten zu setzen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die Eisenhower-Matrix unterstützt die Entscheidungsfindung bei der Auswahl von To-Do’s, die sofort erledigt oder später angegangen werden sollten.

Die ABC(DE)-Methode

Bei dieser Methode werden Aufgaben nach Priorität in die Kategorien A (höchste Priorität), B (mittlere Priorität), C (geringe Priorität) und erweitert in D (delegierbar) und E (eliminierbar) eingeteilt. So hast du die Aufgaben immer im Blick, die als nächstes angegangen werden müssen.

Die 10-10-10-Methode

Die 10-10-10-Methode kann in Kombination mit allen anderen Methoden eingesetzt werden, denn sie ist eher ein Reflexionstool. Du fragst dich, wie sich deine Entscheidung oder Priorisierung in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren auf dein Business auswirkt. Das fördert die bewusstere Entscheidungsfindung unter Betrachtung der langfristigen Auswirkungen.

Diese Methoden sind also dafür da, unsere Aufmerksamkeit auf die dringenden, bzw. wirklich wichtigen To-Do’s zu lenken. Aber aufgepasst! Die Buchhaltung fliegt bei der eigenen Betrachtung oft aus dem Raster, weil sie uns in unseren Augen nicht unserem Ziel näher bringt! 😉

Wie für dich die richtige Priorisierung aussehen kann, oder wie ich Dringendes von Wichtigem unterschiede, kannst du auch in meinem Artikel “das Geheimnis guter Priorisierung” nachlesen.

Beispiele für Methoden und Techniken für mehr Effizienz

All diesen Methoden und Techniken unterstützen dich dabei, die Dinge richtig, schneller, gründlicher oder fokussierter zu erledigen:

• Die Pomodoro-Technik soll durch regelmäßige Pausen die Konzentrationsfähigkeit erhöhen und Erschöpfung vorbeugen.
• Beim Time Blocking plant man feste Zeiträume für bestimmte Aufgaben ein, um verfügbare Zeit effizienter zu nutzten und fokussierter zu Arbeiten.
• Timeboxing bedeutet, für jede Aufgabe einen festen Zeitrahmen festzulegen, um zielgerichteter zu arbeiten und sich den Zielen Schritt für Schritt zu nähern.
• Die 2-Minuten-Regel besagt, dass Aufgaben, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können, sofort erledigt werden sollten, anstatt sie einzuplanen oder zu priorisieren. Diese Methode hilft, kleine Aufgaben schnell abzuarbeiten und das Aufschieben zu reduzieren.
• Beim 60-60-30-Arbeitsrhythmus wird der Arbeitstag in Blöcke von 60 Minuten Arbeit und 30 Minuten Pause eingeteilt um ein optimales Gleichgewicht zwischen Arbeitsbelastung und Erholung zu schaffen.
• Laut Eat-the-Frog-Methode soll die unangenehmste Aufgabe (der “Frosch”) zu Beginn des Tages zu erledigen werden, um das Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs auf andere Aufgaben zu übertragen.
• Die ALPEN-Methode steht für “Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle durchführen”. Aufgaben werden sorgfältig, gezielt und realistisch geplant, um Zeit effektiver zu nutzen und Stress und Überlastung zu vermeiden.
• Die 1-3-5-Regel ist eine Priorisierungsmethode, bei der man jeden Tag eine große Aufgabe (1), drei mittlere Aufgaben (3) und fünf kleinere Aufgaben (5) auswählt und erledigt und so den Fokus auf das Wesentliche lenkt.
• Getting Things Done (GTD) ist eine umfassende Methode die darauf abzielt, alle anstehenden Aufgaben in fünf Schritten zu organisieren und zu verwalten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Ausführen und Überprüfen.
• Die Ivy-Lee-Methode besteht darin, am Ende eines Arbeitstages eine Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag zu erstellen, welche in der Reihenfolge der Liste abgearbeitet werden. Nicht erledigte Aufgaben werden auf die Liste für den nächsten Tag übertragen.

Das klingt doch alles super! Aber was war noch mal meine “Kritik” an effizienzsteigerndem Zeitmanagement für selbstständige Mütter? Ach ja, sie unterstützen uns, noch mehr aus uns herauszuholen und weniger dabei, die richtigen Dinge auszuwählen.

Trotzdem kann es Aufgabenstellungen im Businessalltag von selbstständigen Mamas geben, bei denen uns die ein oder anderen effizienzsteigernde Zeitmanagement Methode die entscheidenden Fortschritte bringt! Vorausgesetzt ist, dass diese Aufgabenstellung die ist, die uns unserem Ziel ein gutes Stück näher bringt!

Die richtige Methoden-Kombination macht das Zeitmanagement für selbstständige Mütter erfolgreich!

Will man SO RICHTIG was rausholen, dann kombiniert man beide Typen des Zeitmanagements. Zuerst konzentriert man sich auf die Effektivität. Hat man gefunden, was einen richtig weiterbringt, schadet es natürlich nicht, diese Aufgabenstellung effizient abzuarbeiten!

Alternativ kann man Effizienz auch schon für die Prozesse nutzen – z.B. den Priorisierungs- und Planungsprozess schneller und fokussierter angehen um IM Prozess die effektivsten To-Do’s zu ermitteln. Ich plane zum Beispiel immer als letzte Aktivität des Arbeitstages die To-Do’s für den nächsten Tag. Das ist eine Art Time-Blocking kombiniert mit der 2-Minuten-Regel. Aufgeschrieben habe ich diesen Task nämlich nicht. Und in diesen 2 Minuten schaue ich auf mein Board und klebe DIE dringendste oder wichtigste Aufgabe an die richtige Stelle am Board.

Oder ich nutze einen agilen Sprint. Ich habe mein Prio-Thema im Blick und versuche dieses in einer festgelegten Zeit zumindest mit einem funktionierenden Mindestumfang zu veröffentlichen. Ich habe zu agilen Sprints für selbstständige Mamas vor Begeisterung einen ganzen Artikel zu geschrieben.

Jedem seine Methode – vor allem die richtige Wahl des Zeitmanagement für selbstständige Mütter!

Warum gibt es eigentlich so viele verschiedene Zeitmanagement Methoden? Gibt es nicht DIE eine, die funktioniert? Oder braucht jeder eine oder zwei, die zu seinem Typ und seiner Arbeitsweise passten?

Nein, wir sind alle zu verschieden und die Aufgaben sind auch alle zu verschieden. Das ist auch der Grund, warum ich dir nicht DIE eine Zeitmanagement Methode empfehle!

Probiere verschiedene aus. Vielleicht entdeckst du ja, dass für dich die Zeitmanagement Methoden für die Effektivität viel besser wirken, als die für die Effizienz?

Oder du wählst eine Zeitmanagement Methode sogar abhängig von einer Aufgabenstellung? Das sorgt noch mal für ein wenig Abwechslung!

Ich glaube, dass es auch für Tätigkeiten IN deinem Herzensbusiness manchmal eine Zeitmanagement Methode braucht. Es gibt einfach zu viele Aufgaben, wegen derer man sein Herzensbusiness NICHT eröffnet hat. Dokumentation. Schreiben von Texten für die Homepage. Neuen Content für Social Media erstellen. Die Buchhaltung. Du kannst einfach nicht für jede Aufgabe brennen und es nicht erwarten können, loszulegen! 😉

Zum guten Schluss

Ja, wir selbstständigen Mamas haben oft Schwierigkeiten, Arbeit und Familie zu balancieren. Kann Zeitmanagement für selbstständige Mütter für mehr Produktivität sorgen? Klar kann es das!

Doch bist du auf der Suche nach mehr Effizienz und dem Wunsch, mehr aus der verfügbaren Zeit herauszuholen, suche die für dich passende Zeitmanagement Methode aus. Versuche bloß nicht “sinnlos” das letzte aus der Zitrone zu quetschen!

Was ist deine Erfahrung mit Zeitmanagement? Hast du schon mal verschiedene Methoden ausprobiert? Hast du Favoriten? Oder eher Frustration gesammelt? Ich bin gespannt! Ach ja, hier geht’s um Zeitmanagement für selbstständige Mütter, falls dir das noch nicht aufgefallen ist. 😉

Zuletzt überarbeitet am 08.03.2024