Projektplanung für selbstständige Mamas, die Erfolg verspricht!

Wie man Projekte plant, kannst du tausendfach nachlesen im Internet. Einfach “Projektplanung” googlen und du erhältst viele verschiedene und dennoch ähnliche Anleitungen verschiedenster Methoden und Schulen. Alle gespickt mit fancy Buzzwords. Und wenn es interessant wird, bleibt es doch immer zu allgemein für uns selbstständige Mamas. Wir Mompreneurs haben keine Zeit, wir brauchen klare Ideen. Wir haben keine Zeit für Extra-Runden!

Ich mache seit 2005 (IT-)Projekte und ich sage dir: Projekte scheitern nicht daran, dass sich jemand nicht an die Schritte gehalten hat, die es braucht um ein Projekt aufzusetzen! Ich wage mich vor und platziere in dem Satz ein “nie”. Projekte scheitern NIE daran, dass das Projekt nicht richtig aufgesetzte wurde.

Woran scheitern Projekte denn dann?

Ganz klar: am Faktor Mensch. Projektmitarbeiter, die eigene Ziele verfolgen und nicht mit an einem Strang ziehen. Das Umfeld, welches das Projekt nicht unterstützen oder sogar manipuliert. Projektleiter, die die Realität verklären und damit eine gute Planung unmöglich machen.

Oder in deinem Fall: Der Partner, der für seine große Firma wieder Überstunden leisten muss, die von deiner Arbeitszeit abgehen. Die KiTa, die schon wieder wegen Personalnot schließt und deine Arbeitszeit schrumpfen lässt. Du als Projektleiterin, deren Kopf viel mehr Arbeitszeit für die Umsetzung vorgaukelt, als in der Realität da ist.

Na toll, Claudia. Dann kann ich es also direkt lassen?

Nein, natürlich nicht! 😉 Du musst dir nur vor Augen halten, dass die meisten Projektmanagement-Vorgehen unter anderen Umständen entstanden sind! Mit Vollzeit-Projektleitern, die nur einen Hut aufhaben. Für große Projekt-Teams. Und für Umgebungen, in denen man für mehr Ressourcen entweder in einen großen Geldtopf greifen kann oder den Chef einfach um noch mehr Team-Mitglieder fragt.

Und gleichzeitig kannst du dich freuen, dass du als One-Woman-Show so einige Vorteile hast! Du musst eben nicht schon VOR Start den Projektes alle neuen Funktionen und Eigenschaften des Endergebnisses kennen. Du musst dir dein Projekt auch nicht von Chefs genehmigen lassen oder deine Team-Mitglieder immer wieder auf das Ergebnis einschwingen. Ohne Firma, Team oder andere Stakeholder am Bein sind wir unheimlich flexibel!

Du bist die Unternehmerin, DU bestimmst die Regeln!

Es ist toll, dass du ein eigenes Projekt auf die Beine stellen möchtest! Und bevor du in die Umsetzung startest, ist es wichtig, dass du weißt, welche Stellschrauben du für ein erfolgreiches Projekt nutzen kannst. Und diese Stellschrauben gilt es nach deinen eigenen Bedürfnissen zu gestalten!

Eine klare Struktur und Planung ist hilfreich, aber nicht alles um ein Projekt erfolgreich zu machen! In diesem Blog-Artikel zeige ich dir, wie du von der Idee zum Ergebnis kommst und welche Schritte und Stellschrauben du beachten solltest.

Schritt 1: Das Endergebnis und dein Ziel

Ich tippe darauf, dass deine Idee am Anfang den ungefähren Umfang einer Zeile in deinem Notizbuch umfasst, oder sogar nur in deinem Kopf herumgeistert?

Dann ist der perfekte Zeitpunkt für einen kreativen Outburst! 😁 Das ist meine Absolute Lieblingsphase! Und wahrscheinlich auch der Grund, warum ich mehr Projekte beginne als Abschließe. 😉 Schreib alles auf, was dir einfällt zum Endprodukt, zum Kauferlebnis, zum Launch! Für wen ist das Produkt, welchen Nutzen soll sie/er davon haben, welche Probleme möchtest du lösen?

Du solltest dir auch überlegen, welche unternehmerischen Ziele du damit erreichen möchtest. Wie viel Umsatz möchtest du machen? Wann möchtest du den Umsatz machen? Wie viele Kund*innen peilst du an? Wie teuer soll das Produkt werden?

Wo wir bei unternehmerischen Zielen sind: Es ist absolut ok Projekte abzubrechen! Projekte sollten dann abgebrochen oder geändert werden, wenn du merkst, dass sie überhaupt nicht (mehr) dein unternehmerisches Ziel stützen, bzw. mehr zu investieren ist als später dabei herauskommt! Nichts ist schädlicher, als Zeit, Geld und Nerven in ein totes Produkt zu investieren!

Deine Stellschrauben:

Reite die “wäre es nicht geil, wenn”-Welle und nicht die “wann oder wie soll ich das alles machen”-Welle! Lass dich nicht schon im ersten Schritt (von deinen eigenen Glaubenssätzen) beschränken!

Nimm dir Zeit, genieße den kreativen Prozess, aber finde auch ein Ende! Du bist kein DAX-Unternehmen, welches nach Projektstart an seinem Ziel (fast) nichts mehr ändern darf. Ist deine Idee zu 80% notiert, reicht das völlig! Die besten “Add-Ons” kommen dir sowieso im Laufe des Projektes ins Hirn gebeamt!

Schritt 2: Deine Projektstruktur und Meilensteine

Wahrscheinlich hast du im ersten Schritt viel Papier beschrieben. Und wahrscheinlich ist mir jeder Zeile und jeder Idee das “Das schaffe ich NIEMALS!” lauter geworden. Kenne ich! Ich habe Projekte mit 150 Mitarbeitern und 10 Mio EUR Budget geplant. Da ging mir täglich der Allerwerteste auf Grundeis. Was hat geholfen?

Jetzt kommt wieder mein anderes Lieblingsthema: die Struktur! Schon Cäsar sagte (angeblich) “Teile und Herrsche!”

Diese Phase im Projekt ist entscheidend dafür, ob wir das Projekt in die richtige Größe geplant bekommen und ob wir im Verlauf den Überblick behalten werden. Die Buzzwords sind hier Projektstruktur und Meilensteine.

Die Projektstruktur bedeutet: Welche Art und Güte haben meine Aufgaben-Häufchen? Meilensteine bedeutet: welche Zwischenergebnisse werde ich produzieren…und wann? Projektstruktur und Meilensteine sind zwei verschiedene Sichten auf dein Projekt.

Deine Stellschrauben:

Für die Projektstruktur gehe von oben nach unten durch. Aus welchen “Einzelteilen” besteht dein Endergebnis und können diese alleine stehen? Welche Eigenschaften sollen oder müssen diese Einzelteile mindestens haben? Was ist wünschenswert? Und welche Aufgaben benötige ich, diese Einzelteile so zu erstellen? Das geht besonders gut mit einer Mindmap!

Für die Meilensteine schaust du dir an, was für Einzelteile du umsetzen musst und wie diese logisch aufeinander aufbauen.

Schritt 3: Planen und flexibel bleiben

Hast du alle Einzelteile und die grobe Struktur, solltest du dir zumindest ein Zieldatum überlegen. Mach dir bewusst, dass dieses Datum nichts mehr als ein frommer Wunsch ist. Im Projekt-Alltag kommt immer was dazwischen. Und in einer Familie sowieso. Dann kommen noch zusätzliche Ideen dazu und die üblichen Stolpersteine wie vergessene Passwörter, gesperrte Konten, die Suche nach passenden Apps etc. Plane dafür Puffer ein, aber auch nicht zu viel!

Hier komme ich immer wieder auf das magische Dreieck zu sprechen. Das magische Dreieck sagt, dass drei Variablen miteinander in Verbindung stehen, wenn man ein Projekt umsetzen möchte. Die Zeit in der das Projekt erledigt werden soll, die Ressourcen, die man dafür benötigt und die Qualität bzw. der Funktionsumfang, der erstellt werden soll. Stellt euch das vor wie ein gut austariertes Mobile.

Dreht man an der Variablen “Zeit”, will also eher fertig werden, dann hängt das Mobile schief. Das Mobile kann man dadurch wieder ausgleichen, dass man mehr Ressourcen reinbuttert um schneller an Ergebnisse zu kommen. Oder man beschneidet das Endergebnis, so dass man mit den gegebenen Ressourcen in der kürzeren Zeit zum Ziel kommt.

Wie man es dreht und wendet: Als Mompreneur hast du begrenzte Ressourcen (bis du ein Team hast) und möchtest du zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig werden, bleibt dir nur, dass Endergebnis “zu schrumpfen”.

Möchtest du nicht in ein paar Wochen anfangen deine schöne Vision zu beschneiden, nimm dir also von vornherein viel Zeit!

Deine Stellschrauben:

Du verteilst die einzelnen Meilensteine auf die gewünschte Zeitachse. Das ist ein erster Test, ob dein Zieldatum jetzt schon utopisch ist. Schau nach, welche dieser Meilensteine von Urlaubszeiten, KiTa-Schließzeiten, Sommerlöchern, Geburtstags-Konglomeraten, Jahresendfesten und Frühjahrsmüdigkeit jetzt schon auf der Kippe steht und schiebe diese nach hinten. Und damit auch das End-Datum. Nur eines frustriert mehr, als innerhalb des Projektes das End-Datum immer wieder anzupassen aufgrund von Tatsachen, die eigentlich von Anfang an bekannt waren. Am frustrierendsten ist es, dein Ziel bzw. dein Endergebnis zu beschneiden!

Und plane als letzte Phase und letzten Meilenstein eine Korrektur-Glitzerstreu-Perfektionsphase ein. Andere nennen es auch “Puffer”! 😉

Schritt 4: Machen und kurzfristig Planen

Hier kommt nun deine Planungsroutine ins Spiel. Für uns Alleinplaner und Mompreneurs macht eine Detailplanung überhaupt keinen Sinn. Stehen ein Enddatum und grobe Meilensteine fest, ist das völlig ausreichend!

Wir verlassen uns auf unsere Projektstruktur und unsere Planungsroutine!

Und das geht so: Wir nehmen uns nun alle Einzelteile vor, die bis zum ersten Meilenstein erreicht werden müssen, und bringen diese in eine Priorisierung. Was ist dringend? Was ist wichtig? Was ist Wunschdenken?

Dein oberstes Ziel ist es, zum ersten Meilenstein ein funktionierendes Teilergebnis vorweisen zu können. Funktionierend heißt: ohne Glitzer, ohne dritte Text-Verschönerungs-Runde, ohne Perfektions-Prokrastination.

Deine Stellschrauben:

Stell dir immer wieder vor, was deine Kundin mindestens braucht um einen Mehrwert zu haben. Mach dir klar, was in deiner Planung deinen eigenen Ansprüchen entspringt. Das hilft ungemein beim Priorisieren. Richte deine Perfektions-Ansprüche auf das unternehmerische Denken oder die Zufriedenheit deiner Kund*innen. Perfekt ist, was pünktlich ist und funktioniert!

Schritt 5: Reflektiere und lerne

Schon während des Projektes kannst du Innehalten und einen Rundflug über dein Projekt und deine Vorgehensweise machen. Mach dir Gedanken darüber, was bisher gut gelaufen ist und was du in den nächsten Wochen anders machen könntest.

Hast du ein Zwischenziel oder gar einen Meilenstein nicht erreicht? Woran kann es gelegen haben? Wie kannst du das in Zukunft besser machen? Wie machen es andere?

Deine Stellschraube:

Komm in meine monatliche Retrospektive und reflektiere mit anderen Mompreneurs gemeinsam deine Planungen! Es ist unheimlich befreiend zu sehen, dass du nicht allein bist mit deinen Herausforderungen. Nutze die Erfahrung der Gruppe!

Ich hoffe, ich konnte dir ein paar Ideen und Anregungen liefern, die du bei deinen Projekte nutzen kannst. Und vielleicht konnte ich dir an der ein oder anderen Stelle ein wenig Druck nehmen. Und solltest du noch weitere Fragen haben, ist vielleicht mein Mini-Kurs Von der Idee bis zum Plan – Routiniert ein Projekt aufsetzen genau das richtige für dich!

Liebe Grüße, Claudia

PS: Ich organisiere meine hier dargestellte Projektplanung an einem Board. Willst du das auch? Dann schnapp dir mein kostenloses Workbook!

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Zuletzt überarbeitet am 08.03.2024